第9回 コーディネーターが整える判断の条件
研究者、企業、自治体、利用する現場が集まっても、次に何をするかが決まらないことがあります。参加者が足りないのでしょうか。判断に必要な情報や、決められる人が欠けているのでしょうか。同じ停滞に見えても、確かめるべき内容は異なります。コーディネーターが担う仕事を考えるとき、私は会議の開催や紹介の件数に加え、関係者が次の判断へ進むために何を整えるかを明確にしたいと思います。ここでは、その準備と記録、担当交代までを具体的に考えます。
会議の目的を決定と確認に分ける
協議の前に、この場で決めたいことと、まだ確認したいことを分けます。用途の候補を出す会議なのか、試行する条件を決める会議なのかによって、必要な資料も参加者も変わります。議題を広く設定し過ぎると、関心のある話題を交換して終わる可能性があります。
例えば、研究成果を地域の事業者と試す場面を考えます。利用場面の候補が定まっていない段階で、導入後の費用分担まで合意しようとすると、判断の前提が不足します。まず、どんな仕事で何を確かめたいかを整理し、その結果を踏まえて次の協議相手を決める進め方が考えられます。
コーディネーターは、相談者の希望と今回扱える範囲の差も伝えます。結論を急ぐ理由があるなら、何が未確認のままになるかを示します。協議の回数を減らすことだけを優先せず、判断に必要な確認を省いていないかを点検します。
判断基準を具体的な場面へ戻す
同じ提案について、研究者は技術上の条件を、企業は業務や費用を、自治体は運営体制を気にしているかもしれません。ただし、所属だけから関心を決めつけず、本人が何を判断する立場にあり、何を確かめたいかを聞きます。
話がかみ合わないときは、実際に使う場面を一つ選びます。誰が作業し、どの情報を受け取り、何を決めるのかを順に確かめます。図や簡単な試作品を使う場合も、完成した説明を提示するだけでなく、違うと思う箇所を参加者が直せるようにします。
意見の違いには、情報の不足、言葉の使い方、負担の引受けなど、複数の理由が考えられます。説明を補えば解ける問題と、条件を交渉する必要がある問題を分けます。相手の考えを理解できても、その案を引き受けられるとは限りません。
特に、利用を望まないという意見を、説明不足の表れと決めないことが大切です。試行に参加しない、条件を変える、今回は見送るという判断もあります。相手が選べる範囲を残した上で、協力できる部分があるかを確かめます。
権限と持ち帰る内容を確かめる
会議の参加者が、その場で費用や人員を決められるとは限りません。どこまで回答でき、何を所属先へ確認する必要があるかを共有します。持ち帰る場合には、決裁に必要な情報と、回答を取りまとめる人を確認します。
実証を検討しているなら、場所を使うこと、作業を変えること、データを扱うことなどについて、誰の判断が必要かを分けます。責任者が同席していないからといって、担当者へ決めるよう求めないことも必要です。
コーディネーター自身の権限も明確にします。候補を整理して勧めることと、関係者に代わって決めることは異なります。提案を採用するかどうかは、合意した役割に沿って判断します。地域の協議であれば、外部の支援者が望む構想を、そのまま地域に引き受けてもらうことを目標にはしません。
次の試行に進む場合は、実施する人、承認する人、結果を確認する人を決めます。全員が賛成したという表現だけで終えず、それぞれが何を引き受けると理解したかを具体的に確認します。
働きかけの理由と未決事項を残す
議事録には、結論に加えて、まだ決まらない点と次の確認先を残します。参加者が多い会議ほど、同じ言葉でまとめる前に、誰の判断が保留されているかを確かめたいところです。
コーディネーターが新しい相手を招いたり、議題を変えたりした際には、その理由を短く記録します。どこで話が止まっていたのか、何が不足していると考えたのか、その後にどんな情報が得られたのかを分けて書きます。
働きかけの後に協議が進んでも、その対応だけが理由とは限りません。予算や担当者、事業上の優先順位が変わった可能性もあります。記録を振り返る際は、自分の対応が成功したという説明に急がず、他の変化も確かめます。
一方で、記録にすべての発言を残す必要はありません。次の判断に影響する情報を選び、共有する相手と範囲を確認します。誰を参加者として選び、どの意見を要約したかについても、関係者から修正を求められるようにします。
担当が交代しても協議を続けられるようにする
コーディネーターが替わるときは、連絡先の一覧だけでなく、相手が何を検討中で、どの条件を気にしているかを引き継ぎます。個人の印象を人物評価として残すのではなく、協議で確認した事項を中心に整理します。
必要に応じて、前任者と後任者が一緒に面談し、役割の変更を相手へ伝えます。後任者が同じ方法を続けるとは限りません。これまでの約束、変更できる範囲、改めて相談する必要がある事項を分けておきます。
まず、次に予定している会議を一つ選び、この場で決めること、必要な判断者、持ち帰る事項、次に連絡する人を書いてみてください。これだけですべての停滞が解消するわけではありませんが、何を待っているのかを具体的にできます。コーディネートの仕事は、その確認を通じて、関係者が自分の役割で判断できるように支えることだと考えています。
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