第10回　職場で新しい方法を試すための仕事設計

新しい技術や道具の説明を受けても、自分の仕事のどこで使い、何を確かめればよいかは、別に考える必要があります。通常の業務を抱えたまま試すなら、その時間や問い合わせへの対応も誰かが担います。試行を担当者の工夫に任せきりにせず、業務として範囲と時間を確保したいところです。ここでは、職場で新しい方法を限定して試し、記録した内容から、その後の扱いを決める進め方を提案します。

試す仕事と判断したいことを絞る

最初に、どの仕事の何を変えたいのかを選びます。道具の機能を一通り試すことと、業務に使えるかを確かめることは目的が異なります。後者なら、今のやり方で何に時間がかかり、どんな確認を行っているかを把握するところから始めます。

例えば、商品の写真を撮影する仕事で、新しい撮影機材を試すとします。撮影時間を減らしたいのか、撮り直しを減らしたいのかによって、観察する内容は変わります。目的を一つに絞って始め、関連する負担や不具合も記録する方法が考えられます。

対象となる業務、使う人、期間、変更する箇所を決め、影響を受ける担当者と共有します。現在の手順に必要な確認や承認が含まれている場合は、その目的を確かめます。試しやすさを優先して、必要な記録や確認を独断で省かないようにします。

試行の時間と相談先を業務に組み込む

新しい方法を使う時間だけでなく、準備、問い合わせ、結果の整理に必要な作業を見積もります。試行を担当する人の通常業務を減らすのか、他の人が一部を引き受けるのかも検討します。追加の仕事を依頼したまま、通常業務と同じ量を求めないことが大切です。

使い方が分からない場合と、業務として続けてよいか迷う場合では、相談する相手が違うことがあります。操作を確認する人、仕事の変更を判断する人、問題が起きた際に止める人を分けておきます。兼務する場合も、それぞれの役割を確認します。

担当者には、試す範囲を変更してよい条件と、いったん止めて相談する条件を伝えます。不具合が起きてから相談先を探すことを避けるためです。人員や時間を確保できなければ、対象を絞る、時期を変える、試行を見送ることも検討します。

観測したことと解釈を分ける

試行中の記録は、後で何を判断するかに合わせて絞ります。商品の撮影例なら、準備と撮影にかかった時間、撮り直し、片付け、写真を販売資料に使う際に困った点などが候補になります。撮影だけ速くても、準備や撮り直しに時間がかかれば、仕事全体での扱いを考える必要があります。

記録では、実際に起きたことと、それを説明する考えを分けます。以下は、振り返りで使う欄の例です。欄を埋めることが目的にならないよう、判断に関係する出来事を選びます。

記録する内容	確かめたいこと
観測した事実	誰が、どの条件で、何を行ったか
原因についての仮説	その結果を何で説明しようとしているか
未確認のこと	他の説明や条件を調べる必要があるか
次の判断	続ける、直す、止めるために何が必要か

結果から次の扱いを決める

振り返る場は、試行の開始時に予定へ入れます。そこで扱うのは、予定に対する進み具合に加え、何が分かり、何がまだ判断できないかです。担当者が一人で説明を作り込むより、記録を見ながら関係する人が疑問を出せる形を考えます。

試行の前後で作業時間が短くなっても、新しい方法だけの効果とは限りません。扱った件数、作業の難しさ、担当者、周囲の支援が違った可能性もあります。比較できる条件を確認し、今回の観測から言える範囲を限定します。

判断は、継続か中止かの二択にする必要はありません。ある作業だけで使う、準備手順を変えて再確認する、未確認の条件が分かるまで保留するといった選択もあります。進める場合は次に確かめる点を、止める場合は元の方法へ戻す作業と担当を決めます。

試行の報告を受けた管理者には、確認や変更を依頼するだけでなく、そのための時間や人員を用意できるかも判断してもらいます。現場が課題を報告するたびに作業だけが増える運用になっていないかを見直します。

通常の手順へ移す条件を確かめる

続けて使うと決めた場合は、操作手順だけでなく、準備、確認、問い合わせ、例外時の対応も整理します。試行中に詳しい担当者が支えていた部分を確かめ、別の人が使う際にも同じ支援が必要なのかを検討します。

手順には適用する仕事と、適用しない条件を添えます。試行で確認していない場面へ広げるなら、改めて何を確かめるかを決めます。一つの部署で使えたことだけで、他の部署にも同じ結果を期待しないようにします。

その後に問題や新しい使い方が見つかったとき、どこへ報告し、誰が手順を更新するかも定めます。更新日は分かるようにし、以前の手順が残る場所を確認します。いつまでも試行扱いで責任が曖昧にならないよう、通常業務へ移す時点を共有します。

仕事の結果と人の変化を別々に確かめる

試行に関わった人が何を判断できるようになったかも、仕事の結果とは分けて確認します。問題に気づいて相談できたか、条件の違いを説明できたか、次の確認方法を提案できたかを、行動や記録を手掛かりに、本人と振り返ります。

新しい方法が採用されなかったことを、担当者の能力不足と直結させないようにします。反対に、採用されたという結果だけで、必要な判断力が身についたとみなすことも避けます。どこに支援が必要で、次は何を任せられるかを具体的に考えます。

まず一つの仕事について、試す範囲、使える時間、相談先、記録する内容、次に判断する日を置いてみてください。職場で試すことを続けるには、結果を振り返る仕事まで含めて担当と時間を確保することが必要だと考えています。

実務での試行と人材育成を結び付けたい方は、支援内容をご覧ください。人材の支援内容

アイキャッチ画像：AI生成によるイメージ